Stellen Sie Hinweisgebern eine sichere und vertrauliche Anwendung zur Verfügung.

Mit vertraulichmelden.de können Hinweise unkompliziert, anonym und sicher abgegeben werden. Sie legen fest, an welche Stelle die eingetragene Meldung geleitet werden soll.

Warum ein Hinweisgebersystem wichtig ist

In allen EU Mitgliedsstaaten werden Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sowie die meisten Behörden gesetzlich verpflichtet, ein Whistleblowing System einzurichten. Dieses System ermöglicht es Personen, Gesetzesverstöße sowie weitere Missstände und wichtige Themen innerhalb des Unternehmens zu melden.

Was ist ein Whistleblowing-Programm (Hinweisgebersystem)?

Ein Whistleblowing-System ist ein System, über das jegliche Personen in einem Unternehmen aufgetretene oder laufende Verstöße und jegliche Themen wie bei einem digitalen Kummerkasten melden können. Mitarbeiter und sonstige interessierte Personen können Vorfälle vertraulich oder anonym melden. Die Weiterleitung erfolgt über eine sichere Plattform, um ihre Informationen zu schützen.

Das System ist eine Online-Lösung, das von den anderen Kommunikationskanälen des Unternehmens getrennt ist. Auf diese Weise wird die Anonymität und Vertraulichkeit der Informationen des Melders gewährleistet.

Warum ist ein Whistleblowing-System für Ihr Unternehmen wichtig?

Zunächst einmal ist es eine gesetzliche Vorgabe (EU-Whistleblower-Richtlinie und deutsches Hinweisgeberschutzgesetz HinSchG). Jedes Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern und alle Regierungsorganisationen innerhalb der EU sind durch ihre nationalen Gesetze verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten.

Wenn Sie sich für eine Whistleblower-Lösung entscheiden, die optimal auf Endbenutzererfahrung und Sicherheit ausgerichtet ist, erreichen Sie nicht nur die Einhaltung der neuen Vorschriften, sondern entwickeln auch eine Vertrauenskultur in Ihrem Unternehmen.

Unser System ist speziell dafür entwickelt, die gesetzlichen Anforderungen an Whistleblower-Programme von Unternehmen zu erfüllen.

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Einrichtung eines Hinweisgebersystems wird Pflicht

Unternehmen ab 250 Mitarbeitern oder mit mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz müssen ab dem 16. Dezember 2021 sichere interne Meldekanäle z.B. ein Hinweisgebersystem für Whistleblower bereitstellen

Ebenso müssen öffentliche Einrichtungen, Behörden sowie Kommunen ab 10.000 Einwohnern Hinweisgebersysteme einführen

Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern haben dafür lediglich 24 Monate länger Zeit

Unter Meldekanälen ist nach dem Hinweisgeberschutzgesetz ein Hinweisgebersystem zu verstehen, das eine vertrauliche Abgabe eines Hinweises ermöglicht. Vertraulichkeit bedeutet nicht zwingend anonym.

Vertraulichkeit bedeutet, dass „ein Meldekanal so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben wird, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers (Whistleblowers) und Dritter, die in seiner Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt“.

Zum Hinweisgeberschutz verpflichtete Unternehmen haben folgende Optionen:

Sie können eine Stelle im Unternehmen einrichten oder bestimmen, an die Hinweisgeber (Whistleblower) ihre Meldung vertraulich abgeben können, z. B. der Compliance-Verantwortliche

Sie können einen erfahrenen Anwalt als Ombudsperson mandatieren, um solche Hinweise entgegenzunehmen. Sie können ein elektronisches Meldesystem einrichten.

Diese einzelnen Lösungen sind auch additiv möglich und kombinierbar. Welche Lösung die beste ist, hängt unter anderem von der Größe, der Struktur und der Weiträumigkeit der Unternehmensorganisation ab. Schließlich ist auch maßgebend, ob eine fachlich geeignete Person bestimmt werden kann. Letztlich ist es auch eine Kostenentscheidung.

Neben der Einrichtung eines Hinweisgebersystems, also einem Meldekanal für Hinweisgeber/Whistleblower, haben Unternehmen folgende weitere Verpflichtungen:

Sie müssen eine „unparteiische Person oder Abteilung“ benennen, die für die Folgemaßnahmen zu den Meldungen von Hinweisgebern (Whistleblowern) zuständig ist. Dabei kann es sich um die gleiche Person oder Abteilung handeln, die Hinweise/Meldungen entgegennimmt.

Sie müssen binnen sieben Tagen nach Eingang eines Hinweises dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung bestätigen.

Sie müssen auf die Meldungen von Hinweisgebern (Whistleblowern) mit „ordnungsgemäßen Folgemaßnahmen“ reagieren.

Sie müssen Hinweisgebern (Whistleblowern) in einem „angemessenen zeitlichen Rahmen“ eine Rückmeldung zu getroffenen Maßnahmen/Reaktionen auf die Meldung geben. Als angemessen werden maximal drei Monate nach Eingangsbestätigung angesehen.

Sie müssen potentiellen Hinweisgebern verständliche und leicht zugängliche Informationen über die Möglichkeiten externer Meldungen an zuständige Behörden, Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen geben.

Sie müssen auf Wunsch des Hinweisgebers (Whistleblowers) eine „physische Zusammenkunft“ innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens ermöglichen.

Interne Meldekanäle

Als interne Meldekanäle für Meldungen von Hinweisgebern (Whistleblowern) gelten interne Stellen in einem Unternehmen, z. B. der Chief Compliance Officer, sowie mandatierte Ombudspersonen und elektronische Meldewege.

Externe Meldekanäle

Externe Meldekanäle sind Behörden, wie z. B. die Finanzaufsicht BaFin oder das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung OLAF. Bund und Länder sind gehalten weitere Behörden zu benennen und mit angemessenen Ressourcen auszustatten.

Wichtig: Die interne Meldung hat keinen Vorrang mehr wie bisher. Der Hinweisgeber kann entscheiden, ob er Verstöße unternehmensintern meldet oder sich extern an eine Behörde wendet.

Praxistipp zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetz

Angesichts der Wahlmöglichkeit eines Hinweisgebers (Whistleblowers) sind Unternehmen gut beraten professionelle interne Strukturen zu schaffen, um durch diese Angebote Meldungen an externe Stellen (Behörden) möglichst zu vermeiden. Nur wenn Hinweisgeber darauf vertrauen können, dass Unternehmen Hinweise ernst nehmen, Ihnen sorgfältig nachgehen und Straftaten und Unregelmäßigkeiten aufklären und angemessen sanktionieren, werden sie sich interner Meldestrukturen bedienen.

Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern) und drohende Sanktionen Hinweisgeber (Whistleblower) sollen künftig besonders geschützt werden. Die Vertraulichkeit Ihrer Identität muss gewährleistet werden und sie dürfen wegen einer Meldung keine Repressalien erleiden.

Anspruch auf diese Schutzwirkungen haben Hinweisgeber (Whistleblower) nur, wenn sie hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen (Gutgläubigkeit), in den Anwendungsbereich der Richtlinie fielen (Rechtsrahmen) und sie unter Nutzung der vorgegeben internen oder externen Meldekanäle ihre Meldung abgegeben haben.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie verbietet jede Form von Repressalien, Diskriminierungen oder Benachteiligung von Hinweisgebern (Whistleblowern). Auch entsprechende Versuche sind untersagt. Verstöße sind mit z. T. empfindlichen Geldbußen bedroht.

Achtung: Beweislastumkehr

Hinweisgeber (Whistleblower) müssen aufgrund einer ordnungsgemäßen Meldung nach bestem Wissen und Gewissen künftig keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen befürchten. Im Falle eines arbeitsrechtlichen Prozesses sieht die Richtlinie eine prozessuale Beweislastumkehr zugunsten des Hinweisgebers vor. Der Arbeitgeber muss beweisen, dass die Kündigung in keinem Zusammenhang mit der Meldung des Hinweises durch den Arbeitnehmer erfolgt, sondern in anderer sachlicher Weise begründet ist.

Empfehlungen

Hinweisgebersysteme sind Elemente eines Compliance-Management-Systems (CMS). Unternehmen, die noch kein hinreichend wirksames CMS haben, sollten die Zeit nutzen, um entsprechende Strukturen zu vervollständigen.

Soweit noch nicht geschehen sind Personen oder Organisationseinheiten festzulegen, die eingegangene Hinweise bearbeiten und einem Verdacht von Rechtsverstößen nachgehen. Neben der fachgerechten Bewertung und Plausibilisierung von Hinweisen hinsichtlich ihrer Compliance-Relevanz müssen auch professionelle interne Ermittlungen gewährleistet sein. Eine organisatorische Trennung dieser Funktionen wird empfohlen.

Soweit noch nicht geschehen müssen Prozesse geschaffen oder entsprechend ergänzt werden, um den weiteren Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu entsprechen (fristgerechte Meldebestätigung, Rückmeldung zu getroffenen Maßnahmen, Ermöglichen physischer Zusammenkunft). Es sollten keine Fristen versäumt werden, die Hinweisgeber (Whistleblower) veranlassen können, Informationen über Verstöße an externe Stellen zu melden und ggf. öffentlich zu machen.

Die Innenwerbung für die Nutzung der Meldekanäle – Meldungen an eine Stelle im Unternehmen oder an die Ombudsperson – sollte verstärkt werden. Flankierend dazu sollten vertrauensbildende Maßnahmen geprüft und umgesetzt werden, um Meldungen an externe Stellen möglichst zu vermeiden.

Die interne Information und Kommunikation zum Hinweisgebersystem und zum Umgang mit Hinweisen sollte intensiviert werden. Verbesserte Transparenz erhöht das Vertrauen in die Arbeit der Compliance-Verantwortlichen und der Ombudspersonen und ermutigt interne Meldekanäle zu nutzen.

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Thomas Schießl
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